Cotejar albarán, pedido y factura con IA (distribuidores)

Cotejar albarán, pedido y factura (en inglés, three-way match) es comprobar, antes de pagar, que lo que pediste (el pedido), lo que el proveedor dice que envió (el albarán) y lo que te cobra (la factura) coinciden en referencias, cantidades y precios.

Con IA el trabajo se reparte en tres partes. Un modelo lee cada documento, sea PDF, foto o email, y lo convierte en líneas. Un programa convencional, sin IA, enlaza los documentos y los compara con las tolerancias que fijes. Una persona revisa las diferencias y una muestra de las facturas que salieron sin diferencias. En este diseño el modelo solo lee: las cuentas y la comparación las hace el programa, y el pago lo aprueba una persona. El modelo puede leer mal una cantidad.

Lo medí con Claude sobre documentos de prueba inventados, con fotos simuladas por ordenador. Con calidad de foto moderada leyó bien 375 de 375 campos. En la peor foto de un albarán leyó 24 donde el almacén había corregido a mano a 22 y lo marcó como poco seguro, y ni el modelo ni el programa encontraron la diferencia entre albarán y factura. La comprobación aritmética tampoco avisó, porque el importe impreso seguía siendo el de 24. El detalle está más abajo.

Dónde se rompe el cotejo a mano

• Una factura cita varios albaranes. La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura operaciones de distintas fechas para el mismo destinatario, dentro de un mismo mes natural. Entre empresas se expide como máximo el día 15 del mes siguiente (art. 13 del Reglamento de facturación, RD 1619/2012). Hasta el día 15 del mes siguiente puede llegar una sola factura con varios albaranes, y alguien tiene que encontrarlos todos.
• Algunos albaranes vienen sin valorar: traen solo cantidades. El precio hay que sacarlo del pedido o de la tarifa, y la tarifa cambia.
• El almacén corrige el albarán a mano: "faltan 2 cajas".
• La referencia del proveedor no es la tuya, y la unidad cambia entre caja, pack, unidad y kilo.
• Un pedido se sirve en varios albaranes y sigue abierto hasta el último.
• Hay líneas que solo existen en la factura, como portes o descuentos, y abonos por devoluciones anteriores.

Qué hace el sistema y qué haces tú

1. Los documentos entran por un solo buzón: un email dedicado y un número de WhatsApp para que el almacén mande fotos. El sistema anota de qué proveedor es cada documento y cuándo llegó.
2. El modelo rellena siempre los mismos campos: tipo de documento, número, fecha, proveedor, pedido y albaranes que cita, líneas con cantidad, unidad y precio, y totales. Un modelo como Claude lee PDF e imágenes directamente.
3. Un programa comprueba la aritmética de cada documento: las líneas suman la base, y base más IVA da el total. Si no cuadra, el documento pasa a una persona. Un albarán sin valorar no tiene totales que sumar, y más abajo se ve otro hueco de esta comprobación.
4. El programa enlaza los documentos por los números que ellos mismos citan: el pedido en el albarán y los albaranes en la factura. Si faltan, propone un enlace por proveedor, fechas y líneas parecidas, y una persona lo confirma.
5. Una tabla de equivalencias traduce tu referencia a la del proveedor y las unidades entre sí. La primera vez de cada artículo la confirma una persona, y la equivalencia queda guardada.
6. El programa compara. Cantidades: coincidencia exacta, y si compras por peso, un margen. Precio: con la tolerancia que decidas, cero por defecto. Portes y descuentos van en una lista aparte.
7. Por cada factura sale "sin diferencias" o una lista de diferencias, una frase cada una: "albarán A-1234, línea 3: facturadas 24, recibidas 22". El modelo puede redactar la frase a partir de la diferencia que ya calculó el programa.

Dónde hace falta una persona

• En cada diferencia: reclamar al proveedor, aceptar o esperar un albarán que falta.
• En los enlaces propuestos, los artículos nuevos y los abonos.
• En cualquier cifra que el modelo marque como poco segura, sobre todo las manuscritas.
• En una muestra de las facturas "sin diferencias". Si el modelo lee mal una cantidad y esa lectura coincide con la factura, no sale ninguna diferencia.
• En la aprobación del pago, siempre.

La prueba: documentos inventados y lectores sin la lista de errores

Hice la prueba con Claude. Yo planteé el ejercicio y revisé los resultados; Claude generó los documentos, lanzó las lecturas y contó los aciertos. Los documentos son inventados: empresas, NIF, productos e importes. Se generaron como HTML y se pasaron a imagen, con tabla de líneas, IVA, números y fechas. Son imágenes hechas por ordenador, sin ninguna foto real. Dos simulan una mala foto, con inclinación, sombra y desenfoque: un albarán con una corrección a mano y una factura con un pliegue. Medí dos formas de cotejar: que lo hiciera el modelo y que lo hiciera un programa sobre las líneas que el modelo había leído. Estos números describen un caso controlado. Con tus documentos el resultado puede ser distinto.

El montaje:

• Seis juegos de pedido, albarán y factura: 18 imágenes.
• Nueve errores sembrados: una entrega corta corregida a mano en el albarán, otra entrega corta facturada entera, dos precios de factura distintos del pedido (uno por 4 céntimos), una línea que solo está en la factura, un artículo cambiado, una línea entregada y no facturada, un abono sin albarán que lo respalde y un total mal sumado. Un albarán viene sin valorar.
• Tres trampas que no son errores: una entrega parcial bien facturada, cajas de 12 contra unidades sueltas, y un pendiente de servir anotado en el albarán. Uno de los seis juegos no tiene ningún error.
• La lista de errores se escribió antes de pasar ningún documento al modelo.
• Leyó Claude Sonnet 5.5, en sesiones separadas a las que se dio solo la carpeta con las imágenes. La lista de errores no estaba en esa carpeta y las instrucciones prohibían abrir otra cosa. Cada sesión extrajo las líneas de cada documento y cotejó los tres. Después, un programa sencillo comparó las líneas que el modelo había leído.

Con fotos de calidad moderada

• Lectura: 375 de 375 campos bien leídos (cantidades, precios, importes, totales, números). Entre ellos, 38 de 38 en las dos fotos malas, incluida la corrección a mano con el "24" tachado y el "22" escrito encima.
• Cotejo del modelo: encontró los 9 errores y no dio ningún aviso falso. El juego sin errores salió "sin diferencias" y las tres trampas salieron como avisos informativos. Dos hallazgos llegaron con matices: la línea entregada y no facturada salió con confianza media, porque el pliegue de la foto dejaba dudas, y el abono salió con confianza alta pero marcado "revisar", porque el albarán que cita no estaba en el juego.
• Programa sobre lo leído: señaló los 9 errores y dio un aviso falso. Las cajas de 12 contra unidades sueltas aparecen como una diferencia (2 contra 24) mientras no exista una tabla de equivalencias.

Con las dos fotos malas Claude no se equivocó. Era demasiado fácil, así que añadimos versiones peores.

Con fotos peores

Preparamos dos niveles más duros de las mismas dos fotos: más pequeñas, más borrosas, con reflejo sobre las cantidades y un pliegue sobre las filas. Cada nivel lo leyó una sesión distinta.

En las cuatro fotos duras hubo 2 campos mal leídos de 76, los dos en el nivel 2.

Lo que enseña:

• El fallo que importa es el del albarán de nivel 2. La línea impresa seguía diciendo 924,00, que corresponde a 24 packs a 38,50, y la factura cuadraba consigo misma. La aritmética no podía avisar de nada. El importe impreso no cambia con la corrección a mano, así que esta comprobación solo confirma la cifra impresa.
• La nota decía "cajas" y la línea correcta está en "pack". El modelo propuso otra línea, la única medida en cajas.
• La aritmética sí ayudó en la factura de nivel 2: la cantidad borrosa se confirmó con la base y el total.
• De 48 cifras de línea en las fotos duras, el modelo marcó 30 como poco seguras, y de esas solo 1 estaba mal. Las 18 sin marca estaban bien. La marca avisó del error del albarán, pero también saltó en más de la mitad de las cifras. Si mandas a una persona todo lo marcado, tendrá que revisar más de la mitad de las cifras.

Lo que esta prueba no cubre

• Un modelo y una pasada por documento. No repetí cada lectura, así que no sé cuánto varía de una pasada a otra.
• No tengo el registro de lo que hizo cada sesión de lectura. Me baso en que la lista de errores no estaba en su carpeta y en que las instrucciones prohibían abrir otra cosa.
• Seis juegos y nueve errores son pocos para dar un porcentaje. Por eso doy recuentos.
• Los documentos tienen una maquetación limpia. Los reales pueden traer sellos, grapas, otras tipografías y varias páginas.
• Cada error está aislado, en una línea. En una factura real se mezclan.
• Las fotos están simuladas por ordenador. Una foto real del móvil puede fallar de otras maneras.
• A las sesiones de lectura se les indicó qué tipos de diferencia buscar: cantidad, precio, línea de más o de menos, artículo, aritmética y abonos.
• No probé la factura recapitulativa, con varios albaranes en una factura.

Antes de fiarte, mide

Prepara una carpeta con documentos reales que ya revisaste a mano, con los errores que conoces y con las peores fotos que te llegan. Apunta la lista de errores antes de pasar nada por el sistema. Compara resultado y lista. Repite la prueba cuando un proveedor cambie de formato.

Otros puntos a vigilar

Si el pedido se hizo por teléfono o WhatsApp, no hay documento contra el que comparar. Registra el pedido, aunque sea como texto copiado, antes de que llegue la mercancía.

Pide al almacén la página entera, plana y con luz. La documentación de Claude avisa de que puede equivocarse o inventar al interpretar imágenes de baja calidad, giradas o muy pequeñas (visión: limitaciones).

Albaranes y facturas llevan datos de empresas y, si el proveedor es autónomo, de personas físicas. Con un proveedor de IA necesitas un contrato de encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD) y saber en qué país se procesan los documentos.

Si ya usas Holded, los pedidos de compra, los albaranes de entrada y las compras tienen su propio tipo de documento y avisan por webhook cuando se crean o cambian (guía de webhooks de Holded). Cómo conectarlos, en el artículo sobre conectar Holded con Claude.

Soy Artem Baranov, de tastare. Si recibes albaranes y facturas a diario, en una llamada de 30 minutos miramos juntos un juego real de pedido, albarán y factura de uno de tus proveedores, y te digo qué leería el modelo, qué compararía un programa y qué tendría que revisar una persona. Reserva en cal.com/salta.team o escribe a artem@tastare.com.